نحوه ارسال صورتحساب به سامانه مودیان
ارسال موفق فقط به معنی فشردن دکمه «ارسال» نیست. مسیر مطمئن از تکمیل اطلاعات مودی شروع می‌شود، با اعتبارسنجی صورتحساب ادامه پیدا می‌کند و بعد از دریافت نتیجه نیز باید قابل پیگیری باشد.
قبل از ارسال چه چیزهایی باید آماده باشد؟
ابتدا باید زمینه کاری صحیح انتخاب شده باشد؛ یعنی کاربر بداند صورتحساب برای کدام مودی صادر می‌شود و تنظیمات اتصال همان مودی کامل است. بعد از آن، نوع، الگو و موضوع صورتحساب بر اساس ماهیت واقعی معامله انتخاب می‌شوند.
- اطلاعات فروشنده و تنظیمات مودی کامل و معتبر باشد.
- در موارد لازم، اطلاعات هویتی خریدار تکمیل شود.
- برای هر ردیف، کالا یا خدمت و شناسه مرتبط درست انتخاب شده باشد.
- تاریخ، مبالغ، تخفیف، مالیات و روش تسویه با اسناد معامله هم‌خوان باشد.
- فیلدهای اختصاصی الگوی انتخابی قبل از ارسال تکمیل شوند.
مراحل عملی ارسال صورتحساب
اطلاعات اصلی و ردیف‌های صورتحساب را ثبت کنید و هنوز امکان اصلاح داشته باشید.
الزامات نوع و الگو، مقادیر و وابستگی بین فیلدها را قبل از ارسال کنترل کنید.
صورتحساب را ارسال کنید و پاسخ دریافتی را کنار همان سند نگهداری کنید.
اگر اعتبارسنجی قبل از ارسال انجام نشود، کاربر معمولاً با خطاهای مبهم‌تری مواجه می‌شود. نرم‌افزار مناسب باید تا جای ممکن خطا را قبل از ارسال و کنار همان فیلد یا بخش توضیح دهد.
بعد از ارسال چه چیزی را پیگیری کنیم؟
نتیجه ارسال باید بخشی از سابقه خود صورتحساب باشد. زمان ارسال، وضعیت فعلی، پیام‌های برگشتی، عملیات بعدی و در صورت وجود، ارتباط با صورتحساب مرجع باید قابل مشاهده بماند.
اگر ارسال ناموفق بود، ابتدا علت را برطرف کنید و از ساختن نسخه‌های تکراری بدون بررسی سابقه قبلی خودداری کنید. در اسناد اصلاحی، ابطالی یا برگشت از فروش، کنترل رابطه با صورتحساب مرجع اهمیت بیشتری دارد.
چک‌لیست کوتاه قبل از دکمه ارسال
- مودی فعال درست است؟
- نوع، الگو و موضوع با معامله تطابق دارد؟
- خریدار و اقلام کامل‌اند؟
- شناسه کالا یا خدمت و نرخ‌ها کنترل شده‌اند؟
- جمع‌ها و مالیات با ردیف‌ها سازگارند؟
- اطلاعات اختصاصی الگو تکمیل شده‌اند؟
- صورتحساب اعتبارسنجی شده است؟
منابع رسمی و به‌روزرسانی
مقررات و جزئیات فنی سامانه مودیان ممکن است تغییر کند. برای اقدام مالیاتی، آخرین دستورالعمل و اطلاعیه رسمی را مبنا قرار دهید.